Kiedy już znajdziesz swoją przestrzeń biurową i zainwestujesz w meble i sprzęt elektroniczny - telefony, komputery i tym podobne - masz jeszcze trochę zakupów do zrobienia. Zgadza się: Musisz kupić materiały biurowe.

Brzmi całkiem przyzwoicie. Potrzebujesz tylko kilka długopisów, trochę papieru i może jakieś podkładki pod wiadomości. Okazuje się, że istnieje całkiem spora lista materiałów, których będziesz potrzebował do założenia nowego biura, a wszystkie one są bardzo ważne dla funkcjonowania Twojego biura.

Aby mieć pewność, że masz wszystko pod ręką, czego potrzebujesz, pamiętaj o tych pięciu ogólnych wytycznych:

Trzymaj pod ręką małą skrytkę z zapasami. Zaoszczędzisz zaskakująco dużo czasu, jeśli będziesz trzymać niezbędne zapasy w zasięgu ręki, być może w szufladzie biurka. W przeciwnym razie będziesz musiał odbywać dwie lub trzy codzienne wizyty w szafie z zapasami. To może złamać Twój rytm i zmarnować Twój czas.

Ukrywając zapasy, których nie używasz na co dzień. Stosy materiałów stacjonarnych, rolki taśmy, stosy legalnych podkładek - wszystko to składa się na nieestetyczny i rozpraszający bałagan. Rzeczy, których używasz co miesiąc, powinny znajdować się na półce; rzeczy, których używasz rzadziej, powinny znajdować się w szafie.

Skompiluj i prowadź główną listę potrzebnych materiałów. Uwaga za każdym razem, gdy pozycja na liście jest wyczerpana. Mniej więcej raz w miesiącu należy uzupełniać zapasy, aby nie zabrakło papieru faksu w środku ważnej wiadomości.

Co kilka miesięcy przeglądaj wydatki na zaopatrzenie biura. Wyceluj w jeden lub dwa obszary w celu uzyskania oszczędności i poproś pracownika, aby zrobił kilka zakupów porównawczych. Sprawdź katalogi z artykułami biurowymi, źródła internetowe i lokalne sklepy z artykułami papierniczymi, aby uzyskać najlepsze ceny różnych artykułów. Jeśli wolisz trzymać się jednego sprzedawcy, poproś swoje źródło, aby pobiło ceny, które znalazłeś gdzie indziej. Kiedy możesz, kupuj hurtowo i nalegaj na zniżkę za to.

Kiedy zidentyfikujesz swoje potrzeby w zakresie zaopatrzenia biura i zaczniesz szukać dostawców, ale uważaj na oszustwa! Istnieją oszukańcze firmy, które obiecują, że wyposażą Twoją firmę we wszelkiego rodzaju materiały eksploatacyjne, od typowych narzędzi biznesowych po bardziej egzotyczne zasoby. Przeczytaj nasz artykuł, Chroń swoją firmę przed oszustwami związanymi z materiałami eksploatacyjnymi, aby dowiedzieć się więcej o sposobach wykrywania takich oszustw.

Skompiluj główną listę zaopatrzeniową. Twoja główna lista powinna zawierać większość, jeśli nie wszystkie, wymienione poniżej elementy:

  • Wkłady do drukarek
  • Papier faksowy
  • Stacjonarny
  • Łazienka i środki czyszczące
  • Kalkulatory
  • Kalendarze
  • Ekspres do kawy i kawa
  • Dyski komputerowe
  • Posiadacze kopii
  • Tablice korkowe
  • Pieczątki niestandardowe
  • Cyfrowa skala pocztowa
  • Klej
  • Koperty
  • Faktury
  • Etykiety wysyłkowe
  • Foldery Manili
  • Markery
  • Notatki i komunikaty
  • Taśma pakowa
  • Spinacze do papieru
  • Ołówki
  • Długopisy
  • Opaski gumowe
  • Nożyczki
  • Zszywacze
  • Zestawy słuchawkowe telefoniczne
  • Narzędzia
  • Białe tablice

Kiedy już będziesz wiedział, co kupić, rozważ swój system składania zamówień. W zależności od liczby osób w biurze, może być konieczne wyznaczenie jednej osoby do kontroli procesu zakupu.