Kiedy pracujesz w domu, ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest zdezorganizowane biuro domowe. 

Rozmawialiśmy o niektórych zaletach bycia pracownikiem domowym, ale brak rozwiązań w zakresie przechowywania i przestrzeni niestety nie przynosi korzyści wynikających z pracy w domu. 

Składanie dokumentów w domu może wydawać się przytłaczającym (i nudnym) zadaniem. Ale tak naprawdę nie musi być, a dzięki tym prostym wskazówkom w mgnieniu oka będziesz gotowy do pracy.

Od czego zacząć

Polecamy, abyś na początek przyjrzał się wszystkiemu, czego potrzebujesz i nie potrzebujesz do codziennej pracy. 

Dla wielu osób przejście do pracy zdalnej było nieco pośpieszne, więc w tym czasie być może zabrałeś do domu pewne dokumenty, papiery i akta, których po prostu nie potrzebujesz. 

Tak więc, dobrym pierwszym krokiem jest zrobienie bilansu wszystkiego co masz i posortowanie tego na 3 pale: kosz, magazyn i przechowywanie. 

W ten sposób skończysz z tym, czego potrzebujesz na co dzień, i możesz albo przechować, albo wyrzucić to, co nie jest potrzebne. 

Podstawy archiwizacji w domu

Może to zabrzmi prosto, ale upewnij się, że masz gdzie przechować swoje papiery w jednym miejscu. Jeśli możesz zmieścić wszystko w jednej szufladzie, to jest to idealne rozwiązanie. Ale jeśli pływasz w dokumentach, prawdopodobnie powinieneś rozważyć zakup dobrej jakości szafki na dokumenty. 

Na szczęście są one dostępne we wszystkich kształtach, rozmiarach, pojemnościach i stylach, dzięki czemu można je dopasować do klimatu biura domowego.

Zalecamy również zainwestowanie w wytwórnię etykiet. Możesz po prostu użyć starego dobrego długopisu, ale jeśli szukasz profesjonalnego wyczucia, druk etykiet może być korzystny. 

Dodatkowo, jeśli szafka ma być używana przez więcej niż jedną osobę, wtedy należy rozważyć, czy inni będą w stanie odczytać Twoje pismo. 

Tak więc, korzystanie z wytwórni etykiet może ułatwić życie każdemu w gospodarstwie domowym!

Aby zachować dodatkową organizację i dodać odrobinę polotu do miejsca pracy w domu, może chcesz dostać kilka kolorowych folderów dla różnych kategorii. 

Jeśli to robisz, pamiętaj tylko, aby zdobyć wystarczającą ilość plików, ponieważ na pewno nie chcesz zabraknąć w połowie drogi i nie spieprzyć systemu. 

Wreszcie kilka dodatków, które polecamy, to taca na papier, kosz i planer. Wszystko to może pomóc w łatwiejszej organizacji. 

Jak wybrać kategorie archiwizacji

Każdy jest inny i ma inne priorytety, zadania i wiele innych. Tak więc, aby w pełni wykorzystać swój system archiwizacji w domu, kategorie, które wybierzesz muszą pasować do nich. 

Ale na początek, kilka z kluczowych kategorii, które polecamy do użytku osobistego to: 

  • Finansowe
  • Gwarancje
  • Zatrudnienie
  • Ubezpieczenie Zdrowotne 

Oczywiście, jeśli ubiegasz się o pracę, musisz mieć jeszcze kilka, które są dla Ciebie bardziej osobiste. Będziesz również musiał mieć aktywne i archiwalne pliki dla każdej z tych kategorii. 

W tym celu należy albo użyć dzielnika tematu w samym pliku, albo mieć całkowicie oddzielny plik, jeśli masz dużo dokumentów.  

W końcu będziesz musiał przypisać podkategorie do każdej z nich. Na przykład w dziale finansowym możesz mieć wyciągi bankowe, rachunki z kart kredytowych i ewentualnie dokumenty hipoteczne.

Pozostańcie zorganizowani i skoncentrujcie się na tym, co ważne 

Mamy nadzieję, że ten krótki przewodnik pomoże Ci w organizacji codziennej pracy lub życia domowego. 

Najlepszym sposobem, aby myśleć o składaniu dokumentów, jest nie tylko sposób na przechowywanie rzeczy, ale także pomoc w utrzymaniu wydajności i załatwianiu spraw, a także uwolnienie czasu i umysłu, aby skupić się na tym, co jest ważne!